Cómo organizar un webinar: de la idea a la ejecución.

Los seminarios web, conocidos comúnmente por el anglicismo webinar, son una forma excelente de marketing de contenido, porque permiten dar vida a contenido estático, como el estudio de un caso o un informe de investigación. Un seminario web atractivo es como un programa de radio bien producido que además lleva a imágenes. Es una pequeña obra de teatro en cinco actos. Un seminario web bien hecho puede ayudar a subir las ventas y a cambiar la actitud de un cliente que está solo ‘buscando’ para convertirlo en alguien ‘dispuesto a comprar’. Como muchas otras cosas en la vida, el éxito de esta empresa comienza con la planificación. A un seminario web que genere expectación hay que dedicarle entre 6 y 8 semanas de preparación, desde que se da el visto bueno a la idea hasta su ejecución.

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webinar

Un webinar es algo más que tecnología. Se trata de alinear los impulsores del negocio con los resultados deseados mientras se gestiona la programación, la logística y los factores humanos en constante cambio. El pegamento que mantiene todo esto unido es una metodología de gestión de proyectos basada en plazos, un conjunto de mejores prácticas y el uso de métricas de correo electrónico y seminarios web para comparar el rendimiento a lo largo de todo el ciclo de vida del seminario

Acto 1 – Preparación del escenario para una producción fluida

Objetivos principales

Lo primero es determinar los objetivos de la  webinar y los resultados deseados.. También debes identificar las herramientas tecnológicas y las habilidades de equipo necesarias. Y además, elaborar un plan de proyecto y comience con éxito.

Tareas

Determina el tipo de contenido: estudio de caso, tutorial / cómo hacerlo, o cumplimiento y estándares. Piensa bien para detallar la audiencia objetivo. Desarrolla un título provisional y dedícate a identificar los puntos débiles de la audiencia interesada en el webinar. Debes considerar si este es un tema «imprescindible» o «interesante”. Identificar fuentes de contenido. Enumera los objetivos comerciales. Sé muy preciso a la hora de determinar la llamada a la acción (antes, durante y después del seminario web). Enumera los factores de éxito y los resultados deseados. Determina cuándo emitir en directo, desarrolla un cronograma y un guion. Debes identificar muy bien al equipo y a los aliados que te van a hacer de altavoces. Piensa bien qué plataforma vas a utilizar y qué proveedor de servicios audiovisuales te va prestar el servicio de cámaras y transmisión. Este es un punto crítico. La calidad es lo primero.

Acto II: atraer a la audiencia adecuada a tu webinar

Objetivos principales:

.-Diseñar la invitación para enviar  por correo electrónico y el calendario de la campaña por correo electrónico.

.-Elaborar una  estrategia de obtención de contactos más allá de su propia lista de contactos

.- Ejecución de la campaña de correo electrónico.

Tareas

.-Seleccionar un tema principal que conecte con su público objetivo (por ejemplo, resolver un problema, describir cómo obtener mejores resultados o mantener al público informado sobre los cambios de la industria y el mercado).

.-Desarrollar un perfil de audiencia para alinearlo con el tema y la propuesta de valor.

.-Detallar industrias, cargos / funciones, umbrales de ingresos y regiones geográficas de su audiencia.

.- Conseguir  audiencia más allá de su lista de contactos  para cumplir con sus objetivos de inscripción

.-Identificar opciones de abastecimiento de listas (por ejemplo, patrocinadores de medios, asociaciones comerciales, listas compradas).

.-Determinar el formato de la invitación por correo electrónico: HTML, texto o ambos. Asegúrese de que la invitación por correo electrónico aborde el tema principal y el material que se entregará a los inscritos.  

.-Desarrollar la página de inicio de registro de seminarios web (alojamiento de seminarios web o plataforma de automatización de marketing).

.-Crear el cronograma de plazos de la campaña de correo electrónico (cuántos y cuándo comenzar).

.-Desarrollar líneas de asunto de correo electrónico que llamen la atención para cada plazo

.-Establecer métricas de referencia para la campaña de correo electrónico y el seguimiento diario del registro.

.-Asegurarse de que los correos electrónicos sean compatibles con CAN-SPAM.

.-Identificar canales de promoción en redes sociales.

.-Probar las campañas de correo electrónico y de redes sociales antes de lanzarlas.

.-Ejecutar la campaña de marketing por correo electrónico y hacer un seguimiento diario de los registros.

.-Utilizar métricas de registro y correo electrónico para determinar si el mensaje está conectando con la audiencia que deseamos atraer y los resultados de registro.

Acto III – Involucrar a la audiencia

Objetivos principales

.-Recopilar y convertir los datos de registro en inteligencia procesable.

.-Realizar una ensayo para intercambiar ideas sobre la estructura y el flujo.

.-Realizar el primer ensayo general para el recorrido inicial.

Tareas

.-Supervisar las métricas clave de las invitaciones al seminario web por correo electrónico (enviadas, devoluciones inmediatas, devoluciones, entregadas, tasa de apertura, tasa de clics, cancelaciones de suscripción / exclusión voluntaria y quejas de spam).

.-Supervisar la métrica clave de rendimiento del seminario web antes de su lanzamiento. (La tasa de clics [CTR] mide cuántas personas se registran frente a las que no completan el proceso).

.-Reunir y analizar datos de registro adicionales de la página de destino (p. Ej., Lo que puede aprender sobre la organización, la industria y la función laboral; qué les gustaría obtener al asistir al seminario web; ¿cómo se enteraron de este seminario web?).

.-Crear un panel para ver el progreso del seguimiento del registro diario (p. Ej., Métricas de campañas de correo electrónico por punto de contacto, datos demográficos de la audiencia y registro diario por punto de contacto, incluidas las métricas de CTR).

.-Supervisar las métricas de la campaña para ver si van por buen camino y ajustar los mensajes de la campaña, si fuera necesario.

.-Valorar que quienes abrieron el correo electrónico pero no completaron el registro se comprometan enviándoles correos electrónicos de recordatorio.

.-Programar una hora para la lectura de la tabla del seminario web.

.-Preparar y enviar la agenda de la reunión  a los organizadores y oradores clave.

.-Realizar una de ensayo  previa  con los oradores clave(virtual o en persona):

.-Asegurarse de que el contenido del seminario web coincida con la invitación.

.-Crear un guion de producción: identifique cada segmento, duración y orador.

.-Preparar diapositivas y plantillas de PowerPoint.

.-Asegurarse de que los oradores tengan dispositivos de audio apropiados, suminístrelos con un auricular USB, si es necesario.

.-Programar 90 minutos para el primer ensayo general.

.-Preparar y enviar la agenda del ensayo general.

.-Realizar el primer ensayo general:

.-Comparta los conocimientos recopilados a partir del registro diario.

.-Modificar y optimizar el contenido según sea necesario.

.-Comprobar que el sistema de diapositivas funciona

.-Probar los altavoces y los dispositivos de audio.

.-Redactar preguntas para encuestas online (para romper el hielo, cierre y próximos pasos).

Programa 90 minutos para el segundo ensayo general.

.-Crear seis diapositivas: pantalla de inicio, introducción del orador, quién está en la audiencia, gestión interna, llamada a la acción, pregunte a los expertos.

.-Crear la encuesta final para medir la satisfacción y otros parámetros

.-Redactar correos de agradecimiento para todos los asistentes y para quienes finalmente no se presentaron, con un enlace para ver el seminario web y cualquier otro paso  que permita continuar la conversación.

.-Probar el software de grabación.

Segundo ensayo general:

.-Realizar una revisión cronometrada de las diapositivas y las encuestas (para romper el hielo, cierre y próximos pasos).

.-Optimizar el papel del moderador.

.-Crear preguntas iniciales para las preguntas y respuestas.

¿Está la maquinaria bien engrasada y funciona como un solo hombre? Pues adelante con el cuarto acto.

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Acto IV – Puesta en marcha

Objetivos principales:

.- Verificación final de sonido y video.

.- Probar el directo y realizar un informe.

.-Ejecutar los pasos de acción inmediatamente posteriores al webinar.

Tareas

.-Preparar la agenda del día del seminario web.

.-Reunión con su equipo una hora antes del seminario web.

.- Realizar la última verificación  de sonido y video.

.- Revisar las diapositivas una última vez.

.-Asegurarse de que los sondeos, las encuestas y las preguntas iniciales se carguen sin problemas en la plataforma del seminario web.

Configure un Plan B:  audio y red de seguridad para contingencias

.-Grabar el seminario y designar a dos personas encargadas  de realizar una grabación de seguridad

.-Dar al equipo un número de información para llamar después del seminario.

.-Iniciar la pantalla de presentación al menos 15 minutos antes de que se active.

.-Silenciar todos los  sonidos que puedan  interferir en la emisión

.-Silenciar a quienes no tengan el turno de palabra.

.-Enviar un mensaje de bienvenida a la audiencia uno o dos minutos antes de comenzar la transmisión.

.- Comenzar con puntualidad, dé la bienvenida a la audiencia y disfrute.

.-Supervisar el seguimiento en tiempo real de las métricas de rendimiento para medir el interés de los asistentes.

.- Realizar una llamada a la acción clara con los próximos pasos uno o dos minutos antes de levantar la sesión.

.-Terminar a tiempo y agradecer su asistencia a los oradores y al público.

.-Realizar una llamada por separado para un informe del equipo de 15 minutos.

.-Editar la grabación  para eliminar, pausas o lagunas de los oradores.

.-Enviar correos electrónicos de agradecimiento entre 24 y 48 horas después del seminario.

Acto V – Convirtiendo a la audiencia

Objetivos principales

.-Preparar las métricas y analíticas finales.

.-Convertir los análisis en un seguimiento de ventas procesable.

.-Medir el éxito del seminario web.

Tareas

.-Reunir los datos finales de la plataforma de automatización de marketing y la plataforma de alojamiento del seminarios.

.-Analizar las seis métricas clave de los seminarios web: índice de clics, índice de asistentes, encuestas en línea, retención de audiencia, encuestas de salida y visitas a demanda.

.-Crear un informe con una descripción de las métricas finales (por ejemplo, métricas de registro y correo electrónico, resumen de seguimiento de registro diario, sondeos y encuestas, perfiles de fuentes de clientes potenciales, detalles de los asistentes y resultados de campañas de correo electrónico).

.-Desarrollar un resumen ejecutivo procesable.

.-Determinar quién está listo para las ventas, quién necesita cuidados y quién no encaja.

.-Entregar los clientes potenciales listos para la venta al equipo de ventas.

.-Crear una campaña de fomento posterior al seminario web.

.-Determinar si se cumplieron los objetivos de planificación inicial.

.-Evaluar la efectividad  del seminario para alcanzar sus objetivos comerciales.

.-Detallar las lecciones aprendidas.

.-Determinar si hay suficiente interés para un segundo seminario o para organizar una serie.

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