Un webinar es algo más que tecnología. Se trata de alinear los impulsores del negocio con los resultados deseados mientras se gestiona la programación, la logística y los factores humanos en constante cambio. El pegamento que mantiene todo esto unido es una metodología de gestión de proyectos basada en plazos, un conjunto de mejores prácticas y el uso de métricas de correo electrónico y seminarios web para comparar el rendimiento a lo largo de todo el ciclo de vida del seminario
Acto 1 – Preparación del escenario para una producción fluida
Objetivos principales
Lo primero es determinar los objetivos de la webinar y los resultados deseados.. También debes identificar las herramientas tecnológicas y las habilidades de equipo necesarias. Y además, elaborar un plan de proyecto y comience con éxito.
Tareas
Determina el tipo de contenido: estudio de caso, tutorial / cómo hacerlo, o cumplimiento y estándares. Piensa bien para detallar la audiencia objetivo. Desarrolla un título provisional y dedícate a identificar los puntos débiles de la audiencia interesada en el webinar. Debes considerar si este es un tema «imprescindible» o «interesante”. Identificar fuentes de contenido. Enumera los objetivos comerciales. Sé muy preciso a la hora de determinar la llamada a la acción (antes, durante y después del seminario web). Enumera los factores de éxito y los resultados deseados. Determina cuándo emitir en directo, desarrolla un cronograma y un guion. Debes identificar muy bien al equipo y a los aliados que te van a hacer de altavoces. Piensa bien qué plataforma vas a utilizar y qué proveedor de servicios audiovisuales te va prestar el servicio de cámaras y transmisión. Este es un punto crítico. La calidad es lo primero.
Acto II: atraer a la audiencia adecuada a tu webinar
Objetivos principales:
.-Diseñar la invitación para enviar por correo electrónico y el calendario de la campaña por correo electrónico.
.-Elaborar una estrategia de obtención de contactos más allá de su propia lista de contactos
.- Ejecución de la campaña de correo electrónico.
Tareas
.-Seleccionar un tema principal que conecte con su público objetivo (por ejemplo, resolver un problema, describir cómo obtener mejores resultados o mantener al público informado sobre los cambios de la industria y el mercado).
.-Desarrollar un perfil de audiencia para alinearlo con el tema y la propuesta de valor.
.-Detallar industrias, cargos / funciones, umbrales de ingresos y regiones geográficas de su audiencia.
.- Conseguir audiencia más allá de su lista de contactos para cumplir con sus objetivos de inscripción
.-Identificar opciones de abastecimiento de listas (por ejemplo, patrocinadores de medios, asociaciones comerciales, listas compradas).
.-Determinar el formato de la invitación por correo electrónico: HTML, texto o ambos. Asegúrese de que la invitación por correo electrónico aborde el tema principal y el material que se entregará a los inscritos.
.-Desarrollar la página de inicio de registro de seminarios web (alojamiento de seminarios web o plataforma de automatización de marketing).
.-Crear el cronograma de plazos de la campaña de correo electrónico (cuántos y cuándo comenzar).
.-Desarrollar líneas de asunto de correo electrónico que llamen la atención para cada plazo
.-Establecer métricas de referencia para la campaña de correo electrónico y el seguimiento diario del registro.
.-Asegurarse de que los correos electrónicos sean compatibles con CAN-SPAM.
.-Identificar canales de promoción en redes sociales.
.-Probar las campañas de correo electrónico y de redes sociales antes de lanzarlas.
.-Ejecutar la campaña de marketing por correo electrónico y hacer un seguimiento diario de los registros.
.-Utilizar métricas de registro y correo electrónico para determinar si el mensaje está conectando con la audiencia que deseamos atraer y los resultados de registro.
Acto III – Involucrar a la audiencia
Objetivos principales
.-Recopilar y convertir los datos de registro en inteligencia procesable.
.-Realizar una ensayo para intercambiar ideas sobre la estructura y el flujo.
.-Realizar el primer ensayo general para el recorrido inicial.
Tareas
.-Supervisar las métricas clave de las invitaciones al seminario web por correo electrónico (enviadas, devoluciones inmediatas, devoluciones, entregadas, tasa de apertura, tasa de clics, cancelaciones de suscripción / exclusión voluntaria y quejas de spam).
.-Supervisar la métrica clave de rendimiento del seminario web antes de su lanzamiento. (La tasa de clics [CTR] mide cuántas personas se registran frente a las que no completan el proceso).
.-Reunir y analizar datos de registro adicionales de la página de destino (p. Ej., Lo que puede aprender sobre la organización, la industria y la función laboral; qué les gustaría obtener al asistir al seminario web; ¿cómo se enteraron de este seminario web?).
.-Crear un panel para ver el progreso del seguimiento del registro diario (p. Ej., Métricas de campañas de correo electrónico por punto de contacto, datos demográficos de la audiencia y registro diario por punto de contacto, incluidas las métricas de CTR).
.-Supervisar las métricas de la campaña para ver si van por buen camino y ajustar los mensajes de la campaña, si fuera necesario.
.-Valorar que quienes abrieron el correo electrónico pero no completaron el registro se comprometan enviándoles correos electrónicos de recordatorio.
.-Programar una hora para la lectura de la tabla del seminario web.
.-Preparar y enviar la agenda de la reunión a los organizadores y oradores clave.
.-Realizar una de ensayo previa con los oradores clave(virtual o en persona):
.-Asegurarse de que el contenido del seminario web coincida con la invitación.
.-Crear un guion de producción: identifique cada segmento, duración y orador.
.-Preparar diapositivas y plantillas de PowerPoint.
.-Asegurarse de que los oradores tengan dispositivos de audio apropiados, suminístrelos con un auricular USB, si es necesario.
.-Programar 90 minutos para el primer ensayo general.
.-Preparar y enviar la agenda del ensayo general.
.-Realizar el primer ensayo general:
.-Comparta los conocimientos recopilados a partir del registro diario.
.-Modificar y optimizar el contenido según sea necesario.
.-Comprobar que el sistema de diapositivas funciona
.-Probar los altavoces y los dispositivos de audio.
.-Redactar preguntas para encuestas online (para romper el hielo, cierre y próximos pasos).
Programa 90 minutos para el segundo ensayo general.
.-Crear seis diapositivas: pantalla de inicio, introducción del orador, quién está en la audiencia, gestión interna, llamada a la acción, pregunte a los expertos.
.-Crear la encuesta final para medir la satisfacción y otros parámetros
.-Redactar correos de agradecimiento para todos los asistentes y para quienes finalmente no se presentaron, con un enlace para ver el seminario web y cualquier otro paso que permita continuar la conversación.
.-Probar el software de grabación.
Segundo ensayo general:
.-Realizar una revisión cronometrada de las diapositivas y las encuestas (para romper el hielo, cierre y próximos pasos).
.-Optimizar el papel del moderador.
.-Crear preguntas iniciales para las preguntas y respuestas.
¿Está la maquinaria bien engrasada y funciona como un solo hombre? Pues adelante con el cuarto acto.
Acto IV – Puesta en marcha
Objetivos principales:
.- Verificación final de sonido y video.
.- Probar el directo y realizar un informe.
.-Ejecutar los pasos de acción inmediatamente posteriores al webinar.
Tareas
.-Preparar la agenda del día del seminario web.
.-Reunión con su equipo una hora antes del seminario web.
.- Realizar la última verificación de sonido y video.
.- Revisar las diapositivas una última vez.
.-Asegurarse de que los sondeos, las encuestas y las preguntas iniciales se carguen sin problemas en la plataforma del seminario web.
Configure un Plan B: audio y red de seguridad para contingencias
.-Grabar el seminario y designar a dos personas encargadas de realizar una grabación de seguridad
.-Dar al equipo un número de información para llamar después del seminario.
.-Iniciar la pantalla de presentación al menos 15 minutos antes de que se active.
.-Silenciar todos los sonidos que puedan interferir en la emisión
.-Silenciar a quienes no tengan el turno de palabra.
.-Enviar un mensaje de bienvenida a la audiencia uno o dos minutos antes de comenzar la transmisión.
.- Comenzar con puntualidad, dé la bienvenida a la audiencia y disfrute.
.-Supervisar el seguimiento en tiempo real de las métricas de rendimiento para medir el interés de los asistentes.
.- Realizar una llamada a la acción clara con los próximos pasos uno o dos minutos antes de levantar la sesión.
.-Terminar a tiempo y agradecer su asistencia a los oradores y al público.
.-Realizar una llamada por separado para un informe del equipo de 15 minutos.
.-Editar la grabación para eliminar, pausas o lagunas de los oradores.
.-Enviar correos electrónicos de agradecimiento entre 24 y 48 horas después del seminario.
Acto V – Convirtiendo a la audiencia
Objetivos principales
.-Preparar las métricas y analíticas finales.
.-Convertir los análisis en un seguimiento de ventas procesable.
.-Medir el éxito del seminario web.
Tareas
.-Reunir los datos finales de la plataforma de automatización de marketing y la plataforma de alojamiento del seminarios.
.-Analizar las seis métricas clave de los seminarios web: índice de clics, índice de asistentes, encuestas en línea, retención de audiencia, encuestas de salida y visitas a demanda.
.-Crear un informe con una descripción de las métricas finales (por ejemplo, métricas de registro y correo electrónico, resumen de seguimiento de registro diario, sondeos y encuestas, perfiles de fuentes de clientes potenciales, detalles de los asistentes y resultados de campañas de correo electrónico).
.-Desarrollar un resumen ejecutivo procesable.
.-Determinar quién está listo para las ventas, quién necesita cuidados y quién no encaja.
.-Entregar los clientes potenciales listos para la venta al equipo de ventas.
.-Crear una campaña de fomento posterior al seminario web.
.-Determinar si se cumplieron los objetivos de planificación inicial.
.-Evaluar la efectividad del seminario para alcanzar sus objetivos comerciales.
.-Detallar las lecciones aprendidas.
.-Determinar si hay suficiente interés para un segundo seminario o para organizar una serie.
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